BPM el futuro de los procesos de negocio

Introducción

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Este mes, nuestro artículo estará dedicado a explicar BPM, desde un punto de vista teórico, y su implementación a través de un software, como es BIZAGI,  el cual por US$ 40/anuales, les permitirá realizar sus modelos, sin tener que incurrir en grandes gastos, partamos entonces entendiéndo más acerca de BPM.

Se llama Business Process Management a la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio. La gestión de los procesos de negocio o BPM, ha evolucionado en gran medida en los diez últimos años.

El objetivo de conseguir el éxito en las operaciones y resultados de la empresa integrando funciones verticales y optimizando el trabajo es lo que distingue BPM del resto de disciplinas tradicionales de la gestión funcional.

Como su nombre sugiere, Business Process Management (BPM) se enfoca en la administración de los procesos del negocio.

A través del modelamiento de las actividades y procesos puede lograrse un mejor entendimiento del negocio y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos.

La administración de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente, y la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias en los mismos, y actuar sobre las mismas para optimizarlos.

Para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas Business Process Management System (BPMS) y con ellas se construyen aplicaciones BPM.

 Desarrollo

La gestión de los procesos de negocio o BPM, ha evolucionado en gran medida en los diez últimos años. Actualmente, se considera que esta disciplina combina funcionalidades de software y conocimiento del negocio, para acelerar la mejora de los procesos y fomentar la innovación en la organización.BPM controla los procesos claves de negocio en las distintas funciones de una organización y ayuda a la empresa a conseguir sus objetivos estratégicos canalizando el uso de sus recursos hacia procesos eficientes que generen valor para el cliente.

Existen diversos motivos que mueven la gestión de Procesos de Negocio (BPM), entre los cuales se encuentran:

· Extensión del programa institucional de calidad.

· Cumplimiento de legislaciones.

· Crear nuevos y mejores procesos.

· Entender qué se está haciendo bien o mal a través de la comprensión de los procesos.

· Documentar procesos para outsourcing y definición de SLA (Service Level Agreement).

· Automatización de procesos.

· Crear y mantener las cadenas de valor.

 Importancia de BPM:

El objetivo de conseguir el éxito en las operaciones y resultados de la empresa integrando funciones verticales y optimizando el trabajo crítico (como el proceso que va desde el pedido al cobro, el desarrollo de productos integrados o la cadena de aprovisionamiento integrada) es lo que distingue BPM del resto de disciplinas tradicionales de la gestión funcional. Sus características son complementarias de la estrategia SOA (Service Oriented Architecture) de una organización y ambas contemplan el uso de la tecnología para impulsar el negocio.

En concreto, las empresas pueden beneficiarse de BPM a través de:

· Conocimiento y optimización de procesos. Este primer paso en muchos proyectos BPM es simplemente supervisar lo que está sucediendo. Ser capaz de entender realmente lo que ocurre en el interior de la empresa servirá para cimentar y propiciar la capacidad de mejorar las partes más importantes y de mayor impacto en una organización.

. Mejora acelerada de procesos. Este beneficio no se refiere únicamente a mejorar y optimizar, sino a identificar con la mayor rapidez las partes del negocio que posibilitarán el cambio e implementar y poner en marcha rápidamente ese cambio para que la mejora se produzca.

· Diseño flexible para cambios futuros. Por último, es fundamental no hacer cambios en la infraestructura una sola vez, sino estar preparados para los inevitables cambios a que toda organización se enfrentará en el futuro. El uso de una arquitectura SOA complementada con las mejores prácticas ayudará a conseguir que los procesos optimizados y puestos en explotación puedan adaptarse con la mayor flexibilidad a las cambiantes necesidades del negocio.

Complementariedad de BPM y SOA

Un sistema BPM se encarga de describir cómo van a interactuar sistemas y personas para realizar una actividad. La mejor manera de integrar el proceso con los varios sistemas existentes de la empresa es a través de la definición de un servicio reutilizable, principio central de la filosofía SOA. Además, los analistas funcionales que diseñan los procesos con las herramientas BPM son a menudo los que expresan por primera vez la necesidad de un nuevo servicio y tienen un papel importante que jugar en la fase de definición del servicio.

La combinación de las dos tecnologías aporta mayor flexibilidad a la empresa y por esta razón constituyen la base de muchos de los nuevos mapas de arquitectura de las empresas cuando rediseñan sus sistemas para hacer frente al cambio. Sin embargo, estos mapas se quedan a menudo incompletos si no incorporan también un sistema de gestión de reglas de negocio.

Los procesos suelen evolucionar y hacerse cada vez más complejos para tomar en cuenta la casuística de múltiples situaciones posibles. Si no se dispone de un sistema de gestión de reglas de negocio, se corre el riesgo de añadir complejidad al proceso al mezclar en su definición la propia lógica del proceso (ej. las etapas de contratación de una póliza de seguros) con lógica de decisión (ej. las condiciones de contratación a comprobar para determinado tipo de seguro). Con una herramienta de gestión de reglas de negocio, podremos identificar cuáles son los puntos de decisión complejos de un proceso y simplificar el proceso al externalizar toda la lógica de decisión al sistema de reglas.

Además, una solución BPM puede acelera el ritmo de cambio del negocio y aumentar la eficacia de los sistemas de TI. Para implementar una arquitectura SOA preparada para BPM, los usuarios tienen que afrontarla considerando todos los puntos de vista, usando software que posibilite el negocio y permita usar la tecnología para hacer modelos, ensamblar, poner en marcha y gestionar los procesos. En concreto, este tipo de arquitectura debe ofrecer:

· Modelos: para ayudar a la organización a visualizar, entender y documentar sus procesos de negocio. Con un modelo previo de sus procesos de negocio, las empresas pueden ponerlos en explotación, supervisarlos y tomar decisiones, lo que crea un vínculo más estrecho entre TI y objetivos de negocio. Definiendo además en esta fase los indicadores clave de rendimiento.

· Motor de procesos de negocio: para ejecutar los procesos críticos de forma segura, coherente y con integridad transaccional.

· Bus de servicio corporativo: para ayudar a mediar entre distintos servicios y maximizar la reutilización de activos, invocación dinámica de servicios, acceso al motor de reglas de negocio, etc.

· Entorno de desarrollo integrado: para refinar los procesos de negocio y prepararlos para su ejecución en el sistema de producción actual.

· Herramientas de supervisión: para vigilar los procesos de negocio en tiempo real, obteniendo una presentación visual de su estado, así como para gestionar el rendimiento y realizar acciones de mejora, además de poder realizar el análisis y estudio de los sucedido en la organización; análisis multidimensional, detección de tendencias, etc.

· Registro y repositorio: para mejorar la visibilidad y la capacidad de reutilización, adaptación y gestión de los servicios.

SOA ha evolucionado como un estilo de arquitectura tecnológica que contempla la empresa como un conjunto de servicios de negocio interrelacionados. Presentar los procesos de negocio como componentes del servicio permite a las empresas agruparlos como conjuntos de más alto nivel para nuevos servicios. Esta mezcla única de funcionalidades combina los puntos fuertes de SOA- que permite presentar los activos de TI de la empresa como servicios del negocio reutilizables y capaces de integrarse y comunicarse más fácilmente- con los puntos fuertes de BPM- que son hacer modelos, ejecutar, supervisar, automatizar y adaptar de forma más flexible los procesos de negocio de una empresa.

Muchos estarían de acuerdo en que las organizaciones afrontan la gestión de procesos de negocio desde procesos orientados a la integración o procesos orientados a las personas, enfoques que se complementan dentro de una arquitectura SOA preparada para BPM:

· Procesos orientados a la integración de los sistemas. Para el éxito de una implantación BPM es clave la integración y reutilización de las aplicaciones y sistemas informáticos. Aún así la mayoría de los procesos orientados a la integración exigen la interacción humana y el flujo de trabajo humano para procesar excepciones o tomar decisiones críticas. Para ello, la empresa necesita una perfecta integración e interconexión entre los pasos automáticos basados en TI y los pasos realizados por personas en sus procesos de negocio.

· Procesos orientados a las personas. En la mayoría de los procesos orientados a las personas se necesitan funcionalidades de integración para aumentar el grado de automatización y para ayudar a reducir los costes laborales. Las organizaciones que han comenzado con una implementación de procesos puramente humanos podrían descubrir rápidamente que se encuentran en un callejón sin salida, si sus infraestructuras no permiten funcionalidades orientadas a la integración que automaticen los pasos de bajo valor, intensivos en coste y mano de obra, sustituyéndolos por servicios no asistidos cuando sea procedente.

CONCLUSIONES

BPM como metodología de es el futuro de la modelación de procesos de negocio. Independientemente del sector donde operemos, las actividades se organizan en procesos, y las Suites de BPM se presentan como la mejor opción tecnológica para orquestarlos con Agilidad y Control nunca antes disponibles.

No se trata de decidir si implantar o no una solución de BPM, sino cuándo. Como en todos los ciclos tecnológicos, son las organizaciones innovadoras las primeras que marcarán la tendencia del mercado.

BPM está para quedarse y continuará llenando conversaciones en los próximos tiempos.

SOFTWARE para BPM

A continuación les dejo algunos videos, con la demo de un software que les permitirá modelar las reglas de Negocio “BIZAGI”,

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